Podemos conceituar Plano de Contas como sendo o conjunto de rubricas contábeis criado pela empresa, visando atender às necessidades de registro dos fatos contábeis, de forma a atender não só exigências fiscais, mas também societárias.

Revisando alguns conceitos, temos que as contas são classificadas entre “Patrimoniais” e as de “Resultado”. As patrimoniais não interferem no resultado, enquanto que as de resultado interferem.

As contas patrimoniais representam os bens, os direitos, as obrigações e a situação líquida. Já as contas de resultado indicam as variações positivas (receitas) e as negativas (custos/despesas) ocorridas no patrimônio, em virtude das atividades da empresa. As contas de resultado possibilitam a apuração dos lucros ou prejuízos em cada exercício.

Cabe sempre observar que a existência de lucro não quer dizer haver disponibilidade financeira em caixa e bancos. De outro lado, também a existência de prejuízo não está vinculada à inexistência de recursos financeiros.

O plano de contas deve ser flexível, de forma a poder ser adaptado, mediante inclusão ou exclusão de contas, em virtude da ocorrência de fatos contábeis inicialmente não previstos e da dinâmica própria da atividade empresarial.

Ao se criar, estruturar e atualizar um Plano de Contas, algumas questões precisam ser observadas. Entre os elementos essenciais de um plano de contas, podemos citar:

• deve atender primeiramente as necessidades de informação da empresa;
• as contas devem conter elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam
• os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam de forma clara e sucinta.

Como regra geral, cada empresa tem seu plano de contas de acordo com suas atividades e peculiaridades.

Cabe mencionar ainda as chamadas contas “Retificadoras”, também chamadas de “Redutoras”. Por representarem valores que mereçam destaque, aparecem no Balanço Patrimonial com sinal trocado, por aparecem do lado contrário. Por exemplo: a conta “duplicatas descontadas” por se caracterizar como uma “dívida” deveria aparecer no Passivo Circulante. No entanto, ela aparece, com sinal trocado como “redutora” da conta de “Clientes (AC)”. O objetivo é mostrar que parte daquele valor que consta na conta de “Clientes” já foi recebida (por meio do desconto bancário).

Como regra geral, o plano de contas é dividido em quatro grandes grupos: Ativo, Passivo, onde estão as contas patrimoniais e as Receitas e Despesas.

O principal conceito de receitas são os recursos provenientes da venda de mercadorias ou de uma prestação de serviços. As despesas, por sua vez, são todos os gastos que uma empresa precisa ter para obter uma receita. Alguns exemplos de despesas são os salários, a conta de água, luz, telefone, os impostos, folha de salários, aluguéis e etc.

As contas analíticas são aquelas que representam os elementos patrimoniais no maior grau de detalhamento. Já as contas sintéticas são aquelas cujo saldo é calculado através da soma de duas ou mais contas analíticas. Resumindo, a conta sintética será a soma de diversas contas analíticas.

Temos, para esse caso, alguns exemplos: a conta sintética “Bancos Conta Movimento”. Poderemos ter contas analíticas “Banco Bradesco”, Caixa Federal ………

Se considerarmos que uma empresa tenha Matriz e Filiais, no grupo das despesas, poderemos ter como conta sintética “Despesa com Salários” e como analíticas “Despesas com Salários – Matriz”, “Despesas com Salários – Filial “1””.

Considerando tudo mencionado acima, o Plano de Contas não deixa de ser uma relação das contas “sintéticas e analíticas”, estruturada de forma ordenada. No entanto, para que ele sirva de fonte de consulta para os profissionais da Contabilidade, é recomendável que ele possua mais informações.

Em relação a cada conta, essas informações seriam do tipo “Nome da Conta”, “Função da Conta” (para que ela serve), “Funcionamento da Conta (quando é debitada e quando é creditada)”, “Natureza do Saldo (Devedor ou Credor)”. Esse será, na verdade, o “Manual de Contas Contábeis”.

Dessa forma, haverá uma segurança maior para quem procede a escrituração e também a conferência/conciliação, pois terá uma ferramenta do tipo “ajuda”.